VERBİS Kayıt Rehberi

VERBİS Kayıt Rehberi

VERBİS’e İlk Kayıt; olmak için https://verbis.kvkk.gov.tr/ adresine gidilmeli ve akabinde gelen sayfada, “Veri Sorumlusu Yöneticisi Girişi” butonuna tıklayarak arkasından gelen sayfada, veri sorumluları için olan “Kullanıcı Adı ve Parola” alanları doldurulmalıdır. Bu alanlar içinde Kullanıcı Adı ve Parolaları almak için ilk olarak “Kayıt Olun” butonuna tıklanarak sisteme giriş yapılması ve arkasından gelen sayfadaki alanların gerekli adımlarla ilgili formları doldurarak kayıtları ve işlemleri tamamlamaları gerekir.

Resim 1. (VERBİS Giriş Ekranı)

*Daha önceden kayıt olmuş ve kullanıcı adı ile parolası taraflarına ulaşmış kişi ya da kişiler “Giriş Yap” butonuna tıklayarak işlemlerine devam edebilirler.

“Kayıt Ol” butonuna tıklandıktan sonra giriş yapılır. VERBİS’ e veri girişi yapacak “İrtibat Kişisi” ni göreve atamak için sol tarafta bulunan “İrtibat Kişisi ”ne tıklanır.

Resim 2. Veri Sorumlusunun Ana Sayfa Ekranı

Daha önceden bir İrtibat Kişisi atanmadığı için “İrtibat Kişisi Bulunmamaktadır” uyarısı verir ve bunun içinde  “İrtibat Kişisi Ata” butonuna giriş yapılarak atama işlemi yapılır.

Resim 3. Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi Girişi Ekranı

Ardından gelen sayfada “TC Kimlik Numarası” alanına, irtibat kişisi olarak atanacak olan TC (Türkiye Cumhuriyeti) vatandaşı gerçek şahsın TC kimlik numarasının girilmesi akabinde “MERNİS’ten Getir” butonuna tıklanır

Resim 4. İrtibat Kişisi Tanımlama Ekranı

“Başarılı” uyarısını aldıktan sonra girilen irtibat kişisinin bilgileri kontrol edilerek “Kaydet” butonuna tıklanarak işlem tamamlanır.

  • İrtibat Kişisi Sisteme Giriş;

Yukarıda verdiğim linke tekrar tıklanarak VERBİS ana sayfada bulunan “Sicile Kayıt” butonuna tıklanarak giriş yapılır.

Gelen sayfada ” E-Devlet ile Giriş” butonuna tıklanır.  İrtibat Kişisi tarafından, kullanıcı adı ve parolaya ihtiyaç kalmadan kendisine ait e-Devlet şifresiyle sisteme girilir.

Sisteme giriş yapıldıktan sonra gelen sayfada yalnızca MERNİS’ten kimlik bilgileri getirilmektedir. VERBİS’e kayıt işlemi başlatmadan önce “Profil” bilgilerinin tamamlanması gerekli olduğundan irtibat kişisinin profil durumu tamamlanmadan bildirim adımına gelinmeyecektir.

Resim 5: İrtibat Kişisi Ana Ekran

İşte bu yüzden irtibat kişisinin iletişim bilgileri ve e-Posta adresi gibi bazı bilgilerin sisteme girilerek ilk olarak irtibat kişisinin profil güncellenmesi ve kaydedilmesi gerekmektedir.

İrtibat Kişisinin profilinin %100 olması durumunda sol tarafta yer alan menülerde “Veri Sorumlusu” ve “Bildirim” sekmesi gelecektir.

  • İrtibat Kişisinin VERBİS Bildirim;

Bildirim işlemlerini yapmak için İrtibat Kişisi, öncelikle sol tarafta bulunan “Bildirim” e tıklayarak giriş sağlar.

İlk olarak bildirim yapılacağından dolayı “Yeni Bildirim Oluştur” tıklanarak devam edilir.

İrtibat kişisince, kendisini görev alan “Veri Sorumlusu” bilgileri görüntülenir, “Devam” butonuna tıklanarak bildirim sayfasına geçilir.

Bildirim işlemleri, “Veri Kategorisi” sekmesi ile başlar. Bu adımda toplam olarak 25 adet veri kategorisi bulunmaktadır. Bu veri kategorilerinin hepsi için tek tek bilgi girişi yapılmaktadır. Eğer bu veri kategorilerin dışında herhangi bir veri kategorisi işlenmekteyse, sekmelerin en altında bulunan “Diğer Bilgiler” sekmesinden veri kategorisi el ile yazılarak eklenebilir.

Resim 6: İrtibat Kişisi Bildirim/Veri Kategorileri Sayfası 1

İrtibat Kişisince veri kategorileri için teker teker veri girişi yapılmalıdır. İlgili veri kategorisiyle hiçbir kişisel veri işlenmiyorsa “Bu kişisel veri kategorisiyle ilgili hiçbir kişisel veri işlenmediğini taahhüt ederim” kutucuk işaretlenir “Kaydet ve Devam Et” butonuna tıklanarak bir sonraki veri kategorisine geçilir.

Eğer ilgili veri kategorisi işlenmekteyse hangi veri kategorisine ait sekmedenseniz o veri kategorisi ile ilgili kişisel veri işlediğini açıklamak adına “… Veri” kategorisine ait kişisel veriler işlenmektedir” kutucuğu işaretlenir ve “Kaydet ve Devam Et” butonuna tıklanarak bir sonraki veri kategorisine geçilir.

Bilgi girişi tamamlanmış olan veri kategorileri, sağ alanda yer alan sekmelerde yeşil renkli olarak gösterilmektedir.

Bu işlemlerden sonra işleme amaçları ile ilgili seçim yapılmasına ait bölüme geçilecektir. Bu bölümde, verilerin amaçlarını belirleme işlemine geçilir. Bu amaçlardan bir ya da birkaçı tanesi işaretlendikten sonra her bir tanesi için veri Kategorisi  “Kaydet ve Devam Et” kutucuğuna tıklanarak Veri İşleme Amaçları bölümü tamamlanır.

Veri gönderimi yapılan alıcılar / alıcı grupları ekranı ile işlenen kişisel verilerin hangi alıcı gruplarına gönderildiği tespit edilmektedir. Burada, var ise ilgili taraf / taraflar işaretlenir veya “ Aşağıdaki alıcı gruplarından hiç birine veri aktarılmadığını taahhüt ederim” kutucuğu işaretlenerek “Kaydet ve Devam Et” butonuna tıklanır.

Ardından gelen ekranda veri saklama süresi girişinde, işlenmekte olan veri kategorileri için saklama süreleri de ilgili seçim yapılır Yıl”, “Ay” ve “Diğer” seçenekleri aracılığıyla belirtilerek “Kaydet ve Devam Et” butonuna tıklanır.

“Veri Konusu Kişi Grubu” bölümünde, işlenen kişisel veri kategorilerinin kategori olarak kimlere ait olduğu belirtilmektedir. Bu bölümde her veri kategorisi için tek tek giriş yapılmasının hemen sonrasında “Kaydet ve Devam Et” butonuna basılarak Veri Konusu Kişi Grubu bölümü tamamlanır.

Resim 7: İrtibat Kişisi Bildirim/Veri Konusu Kişi Grubu Ekranı

“Yabancı Ülkelere Aktarılacak Bilgiler” ekranında eğer işlenmekte olan veri kategorilerinden yabancı ülkelere veri aktarımı/paylaşımı olacak ise bu alanda işaretleme yapılır veya “Aşağıdaki veri kategorilerinden hiç birinin yurtdışına aktarılmadığını taahhüt ederim” kutucuğu işaretlenerek “Kaydet ve Devam Et” kutucuğuna tıklanarak Yabancı Ülkelere Aktarılacak Bilgiler bölümü tamamlanır.

“Veri Güvenliği Tedbirleri” bölümü, işlenmekte olan kişisel verilerle ile alınan teknik ve idari güvenliklerin (tedbirleri) belirtildiği bölümdür. Burada alınan tedbirler işaretlenir ve “Kaydet ve Devam Et” kutucuğuna tıklanır.

Son olarak bütün bu işlemler bittikten sonra bütün işlemler gözden geçirilerek “onayla ve gönder” tıklanır ve gönderim işlemi tamamlanır. (Bildirim ekranında Bildirim Durumu: Geçerli Bildirim” şeklinde gözükür.  )

Kaynak: kvkk.gov.tr